Praca w administracji biurowej dla wielu jest tym, co chcieliby wykonywać. Jednak ci, którzy nie mają w niej doświadczenia, niestety nie wiedzą nawet, jak dokładnie ona wygląda… Gdzie szukać takiej pracy? No i kto się sprawdzi przy tego typu zajęciu?
- Gdzie szukać pracy w administracji biurowej?
- Jak wygląda praca w administracji biurowej?
- Kto sprawdzi się jako pracownik biurowy?
Gdzie szukać pracy w administracji biurowej?
Na początek zacznijmy może od tego, gdzie w ogóle szukać pracy w administracji biurowej, by upewnić się, czy w okolicy są w ogóle poszukiwani pracownicy na tego typu. Najlepiej oczywiście zatrudnienia szuka się po znajomości. Dzięki temu, że ktoś pracuje w danej firmie i wie, jaka jest w niej atmosfera, zarobki itd. ma się informacje z pierwszej ręki. Oczywiście nie chodzi o to, by być zatrudnionym z powodów osobistych. Raczej o to, że ktoś ze znajomych wie, że w jego pracy szukają osoby na dane stanowisko i przekazuję tę informację nam.
Pracy w administracji biurowej można też szukać za pośrednictwem internetu. Dzięki temu, że jest to możliwe bez wychodzenia z domu, można codziennie sprawdzać, czy nie pojawiło się coś nowego. Są specjalne serwisy, które gromadzą oferty o pracę, ale można też skorzystać z tych z ogłoszeniami lokalnymi, na których jest też kategoria praca, jak Sprzedajemy.pl. Korzystając z różnego rodzaju stron z ofertami ma się większą pewność, że znajdzie się najkorzystniejszą propozycję pracy.
Jak wygląda praca w administracji biurowej?
Pracownik do spraw administracyjnych musi zająć się organizacją archiwum. Co to oznacza? Przede wszystkim to on musi porządkować, segregować i rejestrować dokumenty. Jest odpowiedzialny za to, jak będą one przechowywane. Opowiada za to, by były bezpieczne, ale także funkcjonalnie posegregowane.
To nie wszystko. Wiele z dokumentów, listów, pism, sprawozdań, raportów itd. wstępnie przygotowuje właśnie pracownik biurowy. Właśnie dlatego tak ważne jest, by kandydat na to stanowisko umiał dobrze obsługiwać komputer wraz z oprogramowaniem, a także urządzenia biurowe typu drukarka, kserokopiarka, fax, niszczarka. Przy sporządzaniu pism nie bez znaczenia jest też obycie językowe, czy mówiąc inaczej – zdolność poprawnego pisania. Należy wiedzieć, jak trzeba sformułować myśli, by były jednoznaczne.
Ponadto pracownik biurowy musi nawiązywać kontakty z klientami i kontrahentami, a także współpracownikami, dlatego ważne jest, by miał łatwość w nawiązywaniu kontaktów z ludźmi, odznaczał się wysoką kulturą osobistą i znał zasady etykiety.
Kto sprawdzi się jako pracownik biurowy?
Jak już wspomniano wyżej, na stanowisko pracownika do spraw administracyjnych z powodzeniem może kandydować osoba, która umie posługiwać się komputerem, w tym programami takimi jak edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny, poczta elektroniczna, a czasami także programami graficznymi.
Oprócz tego niezbędne jest obycie z urządzeniami przydatnymi przy pracy biurowej, tak drukarką i skanerem, jak i kserokopiarką.
W pracy biurowej przydaje się też dobra znajomość języków obcych, zwłaszcza języka angielskiego. Dzięki temu ma się możliwość kontaktu z klientami zagranicznymi. Oczywiście, im więcej języków się zna, tym lepiej. Zwłaszcza, jeśli ktoś chce się starać o pracę w międzynarodowej firmie. Warto mieć potwierdzoną znajomość języków obcych certyfikatami. Jednak jak się już niewiele pamięta, to trzeba wiedzę i umiejętności powtórzyć. Może się bowiem okazać, że rozmowa kwalifikacyjna odbędzie się np. po angielsku.
Nie można zapomnieć i o takiej umiejętności, jak dobra organizacja pracy w biurze. Tyczy się to tak własnych zajęć, jak i przełożonego, jeśli trzeba będzie pomagać mu w zarządzaniu czasem - będąc osobistą sekretarką. Osoba, która chce pracować w administracji biurowej musi umieć utrzymać porządek na swoim biurku, w komputerze.
Umiejętność archiwizowania ważnych dokumentów również jest istotna. Dla wielu to błahostka. Trzeba jednak wiedzieć, że dużą odpowiedzialnością jest gromadzenie i porządkowanie ważnych dla działania firm dokumentów. Co więcej samo ich skatalogowanie nie wystarczy. Często takie dokumenty trzeba też przetwarzać, a tutaj może się okazać potrzebna znajomość podstawowej obsługi programów będących bazami danych. Dokumenty muszą być logicznie uporządkowane. Trzeba je w każdej chwili umieć znaleźć. Zwłaszcza, gdy nagle konieczne będzie przygotowanie raportu.
