Jak wybrać fax do biura? Czy warto kupić urządzenie wielofunkcyjne?

Telefaksy, popularnie nazywane faksami, od wielu lat są niezwykle popularnymi urządzeniami biurowymi. Nie wyparł ich nawet internet. Telefaksy umożliwiają przesyłanie na odległość druków, dokumentów, fotografii czy map. Potrzebne jest jedynie urządzenie podłączane do linii telefonicznej. Jak wybrać najodpowiedniejsze? Czym się kierować? Poniższy tekst pomoże w podjęciu dobrej decyzji.

Telefaks może być sprzętem samodzielnym, które składa się z telefonu oraz faksu. Może też być jednym z elementów urządzenia wielofunkcyjnego.

Jakie mamy rodzaje telefaksów?

Obecnie na rynku spotykamy cztery rodzaje urządzeń telefaksowych. Każdy przeznaczony jest dla nieco innej grupy odbiorców. Faksy dzielą się więc na:

• faksy laserowe
• faksy atramentowe
• faksy termiczne
• faksy termotransferowe

Faksy laserowe

W urządzeniach tego typu, podobnie jak w drukarkach laserowych, do druku wykorzystywany jest laser. Wpływa to na bardzo wysoką jakość i trwałość wydruku, który nie rozpływa się nawet pod wpływem zalania wodą. Drukarki laserowe działają podobnie do kserokopiarek, na papierze zostają umieszczone cząstki trwałego tonera.

Faksy tego typu charakteryzują się tanią eksploatacją – są znacznie oszczędniejsze niż faksy atramentowe. Sam proces drukowania jest bardzo szybki i wydajny. Urządzenia takie najlepiej sprawdzą się więc w miejscach, gdzie częstotliwość drukowania jest wysoka: koszty takiego druku są bardzo niskie, co równoważy się jednak z ceną samego urządzenia.

Faksy atramentowe

Sprzęt taki cechuje się bardzo niską ceną przy wysokich kosztach eksploatowania. Dzieje się tak za sprawą konieczności zakupu drogich i stosunkowo mało wydajnych tuszów. Czas drukowania jest względnie długi. Wszystkie te cechy powodują, że faksy atramentowe najlepiej sprawdzają się w małych biurach, w których częstotliwość drukowania nie jest wysoka.

Faksy termiczne

Urządzenia te do drukowania wykorzystują specjalny, termiczny papier. Cena jednej rolki, która wystarczy na wyprodukowanie około 90 kopii wynosi od 5 do 10 zł. Modele takie charakteryzują się szybką i bardzo cichą pracą. Największymi minusami są niewielka trwałość wydruku oraz fakt, że papier pod wpływem ciepła jakie wytwarzane jest podczas drukowania może nieco ściemnieć.

Ceny samego urządzenia klasyfikują się między cenami taniego faksu atramentowego a drogiego laserowego. Urządzenie to stanowi więc pewien kompromis. Faksy termiczne są najpopularniejsze wśród osób posiadających małe firmy, które cenią sobie komfort pracy bez zakłóceń w postaci głośnego drukowania. Doceniane są też tam, gdzie nie ma potrzeby częstego przyjmowania faksów.

Faksy termotransferowe

Cechują się bardzo trwałymi wydrukami o wysokiej jakości. Sam proces drukowania przebiega bardzo cicho. Metoda druku polega na nanoszeniu na papier za pomocą wysokiej temperatury i ucisku termoaktywnej folii pokrytej barwnikami. Tak powstałe wydruki posiadają wysoką odporność na duże zmiany temperatury, działanie słońca czy wilgoci.

Ceny takiego urządzenia są bardzo zróżnicowane. Koszta wydruku porównywalne są do kosztów,  jakie ponosimy w przypadku wydruków termicznych.

Na jakie funkcje telefaksów zwrócić uwagę?

• Posiadanie wejścia USB

Rozwiązanie takie umożliwia łatwe przesłanie/przefaksowanie lub wydrukowanie plików znajdujących się na pamięci zewnętrznej (pendrive) w formacie, który jest czytany przez dany faks (najczęściej .jpg .pdf). Jest to rozwiązanie alternatywne dla tradycyjnej poczty mailowej.

• Książka telefoniczna

Jest to opcja, którą posiada większość współczesnych telefaksów. Najczęściej modele te posiadają możliwość wpisania do książki telefonicznej ok. 50 pozycji. Łączy się z tym także ilość przycisków szybkiego wybierania. Dużą wygodę stanowi szybkie, za pomocą jednego kliknięcia, wybranie numeru, do którego najczęściej wysyłamy faksy. Czym ich więcej, tym lepiej.

• Pojemność podajnika papieru

W zależności od przeznaczenia telefaksu, najczęściej spotyka się modele z możliwością umieszczenia od 100 do 500 arkuszy papieru w podajniku. Wpływa to na częstotliwość jego uzupełniania.

• Ilość słuchawek

W niektórych telefaksach istnieje możliwość podłączenia dodatkowych słuchawek telefonicznych. Jest to bardzo wygodne w przypadku większych firm/biur, w których z jednego urządzenia korzysta więcej osób, siedzących często w dużych odległościach od siebie. Faks pełni wówczas funkcję bazy.

• Format druku

Najpopularniejsze są formaty A4 (210x297mm). W specjalistycznym sprzęcie spotyka się również faksy A3 (297x420mm).

Urządzenia wielofunkcyjne z faksem

Urządzenia takie są najczęściej stosunkowo duże. Mieszczą jednak w sobie kilka innych urządzeń: drukarkę, skaner, kopiarkę, faks. W zależności od producenta i modelu urządzenia takie posiadają bardzo różne ceny. Cechują się też różną jakością wydruków.

Najczęściej spotykanymi urządzeniami wielofunkcyjnymi są modele atramentowe oraz laserowe. Pod wieloma względami (jakość, szybkość i trwałość wydruków) są one podobne do telefaksów wykorzystujących dany sposób wykonywania druku. Jest to obecnie najczęściej wybierana opcja dla niedużych biur.

Jakie materiały eksploatacyjne kupić?

Pod tą nazwą kryją się folie kopiujące, tonery oraz tusze.

Folie kopiujące powinny być dopasowane do modeli poszczególnych firm. Możliwe jest również wykorzystywanie zamienników, które cechują się dużo niższą ceną ale też nieco mniejszą jakością otrzymywanych wydruków.

Rolki termiczne do faksu sprzedawane są najczęściej w rolkach o szerokości 210 mm (odpowiada to wielkości kartki A4) i o długości 30 metrów.

Tonery są to elementy wykorzystywane w urządzeniach laserowych. Są one droższe od wykorzystywanych w telefaksach atramentowych tuszy, umożliwiają jednak wykonanie dużo większej ilości wydruków. Wydajność takich tonerów sięga do 60 000 stron A4 przy pokryciu 5 proc. strony.

Również w przypadku tego elementu istnieje możliwość wykorzystania zamienników. Cechują się one jednak dużo mniejszą wydajnością (kilka tysięcy stron A4 z pokryciem 5 proc.).